Restoran merupakan bidang usaha yang melayani publik, sehingga transaksi yang datang akan cukup tinggi. Terutama untuk restoran yang memiliki puluhan cabang hingga ratusan cabang, tentu akan lebih mudah jika dikelola dengan sistem informasi restoran terpusat.
Dalam menentukan strategi sistem informasi yang akan diterapkan, perusahaan harus memiliki rencana saat ini dan untuk masa depan. Ini dapat mengurangi ketergantungan atau vendor locked-in yang dalam beberapa kasus dapat menghambat kegesitan operasional anda.
Usaha restoran sangat memerlukan kejelasan proses bisnis dan kerapihan sistem perlu perancangan yang kuat. Bisnis restoran mirip seperti bisnis manufaktur atau seperti sebuah pabrik. Bedanya, bisnis restoran akan lebih sering bertemu dengan pelanggan. Tingkat kepuasan dan pengalaman pelanggan merupakan faktor penentu kelangsungan bisnis restoran. Dan hal tersebut hanya dapat berjalan pada sebuah ekosistem digital yang solid. Oleh karena itu, infrastruktur teknologi informasi restoran harus ditingkatkan dan dikaji dari waktu ke waktu.
Konsep Manajemen Sistem Informasi Restoran Banyak Cabang
Berikut beberapa faktor yang perlu di pertimbangkan dalam memilih sistem informasi restoran agar sesuai dengan kebutuhan bisnis anda saat ini dan di masa yang akan datang.
-
Standardisasi Restoran
Bisnis restoran berawal dari satu unit bisnis yang sukses meraih kepercayaan pasar. Faktor penyebab kesuksesan tersebut seperti resep masakan, atmosfir restoran, tata letak dan sebagainya, menjadi sebuah standard. Oleh karena itu, pemilik bisnis restoran akan merasa perlu untuk mempertahankan standard tersebut pada setiap cabang restoran. Dari titik awal ini bisnis restoran telah memiliki nilai pembeda di pasar yang harus dijaga oleh setiap cabang. Modul ini akan memberikan kemudahan penerapan dan pemantauan standardisasi.
-
Visibilitas Aktivitas Usaha Restoran
Dengan memiliki pemantauan secara real-time terhadap seluruh kinerja operasional restoran, para manajer di seluruh lini lebih memiliki dasar dalam pengambilan keputusan. Aktivitas yang dipantau mungkin berbeda pada masing-masing perusahaan restoran. Alat monitoring ini harus dapat mengukur lebih rinci, seperti kecepatan pelayanan, kebersihan restoran, dan sebagainya. Modul ini juga harus dapat diintegrasikan dengan CCTV agar memudahkan pemantauan fisik. Pada akhirnya, perusahaan akan mendapatkan efisiensi dalam hal monitoring.
-
Analisa dan Pelaporan Usaha Restoran
Seluruh data historis disimpan dan dikelola dengan praktik terbaik dapat membantu analisa dan pelaporan yang akurat. Pelaporan yang akurat akan mencerminkan kondisi nyata, analisa yang akurat akan memberikan ide untuk meningkatkan pertumbuhan usaha.
Ekosistem Digital Pada Sebuah Bisnis Restoran Banyak Cabang
Kecepatan dan ketepatan merupakan faktor penting dalam memenuhi standardisasi restoran. Sebuah sistem informasi restoran sebetulnya cukup kompleks, oleh karena itu sedapat mungkin tugas rutin dilakukan secara otomatis.
Sebuah ekosistem digital pada restoran yang memiliki banyak cabang harus sedapat mungkin disederhanakan. Hal ini bertujuan agar kelancaran operasional dan kecepatan pengembangan dapat terjaga. Dalam era digitalisasi, semua berlomba untuk dapat meningkatkan sistem baik untuk kebutuhan internal maupun untuk kepuasan pelanggan. Infrastruktur TI memerlukan soliditas sehingga dapat mendukung pola kerja DevOps agar perusahaan dapat lebih cepat menerapkan ide dan inovasi untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
Selanjutnya, perusahaan perlu menentukan modul atau fitur apa saja yang diperlukan pada sistem informasi restoran tersebut.
Untuk di kantor pusat:
-
Manajemen Outlet
Modul ini akan berisi sistem informasi karyawan/HRD, aset tetap, dan sebagainya. Modul ini juga dapat ditambahkan manajemen menu untuk menjaga standardisasi. Pada sub modul manajemen karyawan, sebaiknya juga ada alat pemantauan kinerja karyawan secara realtime. Sehingga, pihak pusat dan cabang secara bersama dapat mengkaji tingkat pelayanan restoran.
-
Manajemen Persediaan
Mulai dari pembelian termasuk masa kadaluwarsa, hingga stock transfer. Sistem manajemen persediaan ini juga harus mendukung untuk menarik data di cabang, sehingga dapat digunakan untuk restoran sistem franchise.
-
Manajemen Produksi
Modul ini terhubung langsung ke modul persediaan, modul manajemen menu masakan (termasuk dalam kategori standardisasi restoran) dan modul laporan keuangan. Dengan modul produksi, perhitungan harga pokok persediaan akan lebih akurat.
-
Laporan Keuangan
Akan mencakup laporan laba rugi per cabang dan konsolidasi, mendukung multi currency dan perpajakan dan memiliki cash flow. Seluruh biaya dan pendapatan dikelompokkan per masing-masing cabang dan pusat. Cost and profit center menjadi penting terutama pada restoran franchise. Modul pelaporan keuangan juga perlu dilengkapi dengan manajemen hutang dan piutang. Manajemen AR/AP akan termasuk umur hutang dan piutang dan penjadwalan jatuh tempo. Pada modul AR/AP sebaiknya diberikan peringatan jatuh tempo. Modul ini juga terhubung pada sistem informasi sumber daya manusia untuk sistem gaji karyawan.
Sebuah sistem informasi akuntansi, perlu memiliki kontrol pada posting. Dalam hal ini, sebagian posting akan dilakukan secara otomatis, dan sebagian dilakukan secara manual. Sebaiknya, seluruh transaksi dapat dicatat secara otomatis, sehingga posting manual hanya untuk penyesuaian saja. Pada akhirnya, selain akurat, laporan keuangan harus dapat memenuhi standar akuntansi yang berlaku umum (SAK-ETAP/IFRS).
Untuk di cabang:
Point of Sales dengan fitur:
-
Pemesanan
Proses pemesanan makanan dapat dilakukan di meja kasir. Namun akan lebih meningkatkan layanan jika pemesanan dapat dilakukan dari tempat duduk pelanggan. Hal ini memerlukan Point of Sales berupa aplikasi mobile, sehingga seluruh karyawan dapat menerima order. Jika kasir berlaku sekaligus penerima order, tentunya akan terlalu sibuk dan dapat meningkatkan kesalahan.
Pelanggan harus dapat mengetahui apa yang mereka pesan dan berapa jumlah yang di pesan untuk menghindari kesalahan pemesanan. Seluruh pesanan akan diterima juga pada bagian kasir dan manajemen produksi (dapur). Fitur PoS ini juga dapat memberikan program keanggotaan yang dapat terintegrasi pada modul pemasaran melalui saluran digital (digital marketing).
-
Pembayaran
Sebuah PoS akan dilengkapi dengan laci uang dan mesin pencetak nota pembayaran. Selain itu, juga ada fasilitas untuk pembayaran non tunai, seperti kartu debit, kupon dan sebagainya.
Karyawan kasir akan lebih dekat dengan bagian administrasi. Tugasnya menjaga transaksi pembayaran yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Modul pembayaran pada PoS akan perlu terhubung dengan modul keuangan.
-
Hak Akses Bertingkat
Ini merupakan modul untuk memenuhi standar kepatuhan pada ekosistem digital. Dengan memberikan hak akses berbeda untuk manajemen, supervisor, dan karyawan kasir, maka pengendalian akan lebih kuat. Selanjutnya, modul ini akan menghubungkan ke audit trail untuk melacak aktivitas perubahan.
-
Audit Trail
Berfungsi untuk melacak aktivitas pada PoS yang memberikan informasi, kapan dan siapa yang melakukan aktivitas tersebut. Audit trail dibutuhkan untuk memenuhi unsur kepatuhan dan standar akuntabilitas.
Infrastruktur Teknologi Informasi Restoran
Untuk mencapai hal tersebut diatas, bisnis restoran yang punya banyak cabang atau franchise perlu memiliki infrastruktur sebagai berikut:
-
Server Pusat
Server hanya akan berada di kantor pusat restoran atau pada sebuah Cloud Server. Dilengkapi dengan sistem pencadangan dan pemulihan yang sangat penting untuk menjaga aset data perusahaan anda. Server dikelola untuk dapat memenuhi kebutuhan operasional dan pengembangan.
-
Jaringan Komunikasi Data
Selain berguna untuk komunikasi data secara real-time antara cabang dan pusat, jaringan juga berguna untuk komunikasi antara karyawan/manajemen cabang dengan pusat. Komunikasi tersebut dapat dikemas dalam sebuah aplikasi manajemen kolaborasi, sehingga dapat lebih terarah dan produktif.
-
ERP dan Point of Sales
Sistem PoS yang digunakan harus sesederhana mungkin, mudah digunakan, dan stabil. Sehingga kecepatan pelayanan onsite maupun online dapat selalu terpenuhi oleh karyawan terdepan. Dibelakang PoS ada sebuah sistem ERP yang memproses seluruh operasional restoran hingga ketingkat pelaporan, monitoring dan analisa.
Dengan sistem informasi terpusat, para manajer dan pemilik restoran dapat:
- 1. Mengetahui omset mereka secara real-time dari mana saja, per masing-masing cabang dan konsolidasi
- 2. Melihat menu apa saja yang paling banyak terjual dan paling sedikit terjual
- 3. Mengetahui kondisi dan jumlah persediaan secara real-time
- 4. Melihat kondisi fisik restoran melalui CCTV terpusat secara online
- 5. Memahami kondisi per cabang dan bisnis secara keseluruhan
- 6. Mendapatkan laporan dan analisa lebih cepat dan akurat
Dalam era digital ini, bisnis restoran harus lebih pro aktif dan inovatif. Keterlibatan karyawan dan pelanggan dapat memberikan informasi yang sangat berguna untuk pengembangan. Perusahaan dapat memanfaatkan sarana baru dalam meningkatkan keterlibatan pelanggan dengan membuat website dan aplikasi untuk order online. Hal tersebut akan memicu keterlibatan pelanggan melalui jejaring sosial. Sehingga, perusahaan dapat mengetahui sampai mana tingkat kepuasan pelanggan dan apa yang mereka harapkan dari bisnis anda.
Peran dan Pengalaman Elitery Dalam Mendukung Usaha Restoran Multi Outlet
Dengan team yang berpengalaman dan bersertifikasi dengan didukung fasilitas IT yang mumpuni, Elitery telah berhasil membantu Bakmi GM dalam mencapai tujuan bisnisnya. Seperti yang disampaikan team IT Bakmi GM:
“Elitery is able to support the integration by establishing real-time update of our point of sales, online food delivery ordering system, ensuring our process is successfully end-to-end. We successfully increase the company’s revenue and increase the opening of new outlets to 25% within one year since using Elitery’s services.”
Elitery siap membantu bisnis restoran Anda dengan menyediakan IT infrastruktur yang handal dan IT operation yang solid yang akan mendukung suksesnya rencana dan juga tujuan bisnis restoran Anda.
