Setiap layanan dibuat Google tentunya memiliki tujuan tersendiri, misalnya Google Workspace untuk memudahkan pekerjaan. Google Workspace bisa membantu perusahaan atau bisnis Anda untuk mengoptimalkan keamanan dan kontrol data, serta dukungan penuh pada kolaborasi tim Anda.
Layanan berbayar dari Google ini mencakup berbagai aplikasi dan fitur yang bisa sangat berguna. Bahkan, Anda mungkin sudah menggunakan atau akrab dengan beberapa di antaranya. Setiap fiturnya membantu Anda memaksimalkan inovasi dan transformasi digital dalam setiap pekerjaan produktif.
Apa itu Google Workspace dan apa saja manfaatnya untuk pekerjaan Anda? Agar lebih jelas, Anda bisa simak dulu pembahasan kali ini.
Pengertian Google Workspace
Google Workspace adalah rangkaian aplikasi cerdas Google yang sebelumnya bernama G Suite atau Google Suite. Jauh sebelum itu, awalnya layanan ini berawal dari Google Apps for Your Domain pada tahun 2006, baru kemudian berganti nama jadi G Suite pada tahun 2016.
Berbagai fitur yang ada di dalamnya memang tersedia juga untuk pengguna layanan gratisan. Akan tetapi, layanan di Google Workspace jauh lebih terintegrasi dan dilengkapi fitur tambahan agar pekerjaan bersama kolega lebih mudah. Pengguna layanan Google Workspace juga bisa terbebas dari iklan.
Apa Saja Fungsi dan Fitur dari Google Workspace?
Ada beberapa acuan dan pertimbangan mengapa banyak pengguna dari layanan Google juga menggunakan paket umum Google dalam komunikasi dan pekerjaan online. Ini karena Google Workspace memiliki fungsi dan fitur sebagai berikut:
1. Menggunakan Email Domain Melalui Klien Gmail
Dengan Google Workspace, Anda mendapatkan semua fungsi, keandalan, dan keakraban Gmail. Layanan Gmail ini bebas iklan, sehingga pengguna tetap bisa fokus ke pekerjaan yang penting. Untuk kepentingan bisnis, setiap tim Anda juga bisa mendapatkan email profesional dengan domain perusahaan Anda, misalnya budi@perusahaananda.
2. Simpan dan Bagikan File Tak Terbatas Melalui Google Drive
Drive memungkinkan Anda menyimpan, mengakses, dan membagikan file pekerjaan tim pada satu tempat yang aman.
3. Berkolaborasi secara Real Time
Lewat Workspace, kerja kolaboratif jadi semakin lebih mudah sehingga para anggota tim dapat menggarap file yang sama bersamaan. Jadi, Anda tak perlu lagi harus buang waktu dan tenaga untuk mengkompilasi semua progres dan update menjadi file tunggal.
Manfaat Google Workspace
Apa saja manfaat Google Workspace yang akan didapatkan para pengguna?
1. Menghemat Biaya Operasional Aplikasi Karyawan
Dengan Google Workspace, Anda tidak perlu membeli aplikasi pengolah dokumen untuk semua karyawan di kantor. Cukup dengan berlangganan paket Google Workspace, setiap karyawan dapat menggunakan Google Docs, Slides, dan Sheets untuk membuat dokumen, melakukan meeting online melalui Google Meet, berkomunikasi dengan Google Chat, dan menggunakan email dengan fitur lengkap.
Semua data dan dokumen pekerjaan bisa disimpan dengan aman di Google Drive, dan dapat diakses kapan saja. Anda juga bisa membagikan atau membuka akses dokumen kepada seluruh karyawan di kantor. Aplikasi Google Workspace ini dapat digunakan baik secara online maupun offline, serta tidak memerlukan laptop atau PC dengan spesifikasi tinggi untuk menjalankannya.
2. Membuat Email Karyawan dengan Domain Sendiri
Selain mendapatkan berbagai aplikasi Google, Anda juga dapat membuat email karyawan menggunakan domain perusahaan Anda sendiri. Prosesnya sangat mudah dan tidak memerlukan biaya tambahan untuk membuat dan mengelola email karyawan. Semua kebutuhan operasional karyawan dapat dipenuhi hanya dengan berlangganan Google Workspace.
3. Sistem Keamanan yang Selalu Diperbarui
Google Workspace dilengkapi dengan sistem keamanan terbaru yang terus diperbarui oleh Google. Dengan sistem ini, dokumen, teks, video, dan data lain yang digunakan untuk pekerjaan terlindungi dengan baik. Google Workspace meminimalkan risiko penyalahgunaan dokumen dalam pekerjaan dan menjaga keamanan saat melakukan video conference. Sistem keamanan baru dari Google juga dapat mencegah gangguan yang mungkin terjadi selama rapat berlangsung.
4. Mention Rekan Kerja di Email dan Chat
Fitur baru dari Google Workspace memungkinkan Anda untuk mention rekan kerja dengan mudah. Anda hanya perlu mengetikkan nama rekan yang dimulai dengan simbol “@”. Saat digunakan di email, fitur ini akan otomatis mengirim email kepada rekan yang disebut. Daftar semua karyawan di kantor juga akan muncul saat Anda mengetik mention, sehingga memudahkan Anda dalam mencari rekan yang tepat.
5. Preview Dokumen Tanpa Perlu Download
Fitur preview dokumen pada Google Workspace memudahkan Anda untuk meninjau dokumen tanpa perlu mendownload atau membuka tab baru. Anda bisa langsung melihat dokumen tersebut saat rapat online dan dokumen tersebut dapat diedit serta dibuat langsung di Google Meet. Penggunaan Google Workspace sangat mudah, bahkan untuk pemula sekalipun.
Demikianlah ulasan tentang Google Workspace yang memiliki banyak fitur unggulan. Untuk Anda yang sedang berfokus pada transformasi digital, saatnya mulai dari perencanaan pertama, implementasi hingga operasi harian. Elitery sebagai perusahaan Cloud Managed Services terpercaya di Indonesia sudah bekerja sama dengan Sektor Publik dalam implementasi Google Workspace.
Elitery Membantu Implementasi Google Workspace Untuk Kementerian PUPR
Dalam melakukan tugas harian para ASN akan menggunakan software atau perangkat lunak untuk membantu pengerjaan mereka agar dapat lebih mudah, cepat, dan baik. Untuk software aplikasi, Google Workspace menawarkan kemudahan untuk menunjang kerja saat di kantor maupun di rumah.
Elitery dengan bangga sekaligus bersyukur karena telah dipercaya oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat untuk mensupport implementasi Google Workspace di institusi Kementerian PUPR. Saat ini sudah dirasakan manfaatnya oleh aparatur sipil negara yang berada di lingkungan Kementerian PUPR.
Baca Juga : Inilah Keuntungan Menggunakan Layanan IT Managed Services Bagi Perusahaan Anda
Elitery menyediakan layanan Google Workspace untuk menunjang pekerjaan dari pegawai Kementerian PUPR. Layanan kolaborasi ini seperti Gmail, Kalender, Meet, Chat, Drive, Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, Sites, dan banyak lagi. Dengan pemanfaatan teknologi ini arus informasi dan juga pola kerjasama di lingkungan KEMEN PUPR berjalan dengan lebih lancar dan efisien.
Percayakan Kebutuhan Cloud Anda Dengan Elitery
Kini, Elitery dan Google Cloud Platform (GCP) adalah bagian penting dari IT blueprint yang strategis di Kementerian PUPR. Setelah diterapkan, solusi Google Cloud Platform dapat mengelola response time pada aplikasi – aplikasi penting Kementerian PUPR dengan mudah. Secara keseluruhan, Elitery dan GCP memberikan produktivitas yang tinggi dan efisiensi biaya.
Elitery adalah perusahaan IT Managed Services dan Managed Cloud yang sudah menjadi partner resmi Google Cloud di Indonesia khususnya Public Sector. Elitery memiliki pengalaman dalam mengelola Cloud selama bertahun – tahun dan di dukung oleh tim IT yang profesional serta memiliki sertifikat Internasional di bidang Cloud. Kami telah membantu dan mempercepat transformasi digital di banyak perusahaan dan instansi melalui teknologi Cloud yang sesuai dengan kebutuhan customer kami. Percayakan semua kebutuhan Cloud bisnis Anda bersama Elitery, ahlinya Managed Cloud.
Hubungi kami untuk konsultasi mengenai Google Workspace dan Managed Cloud Services.
#mulaibersamaElitery
Your Elite Digital Transformation Partner
