{:en}A Concept of Multi Outlets Restaurant Information System{:}{:id}Konsep Manajemen Sistem Informasi Restoran Multi Outlet{:}

{:en}Restaurant is a line of business that serve the public, so that transactions that came to be quite high. Especially for restaurants that have dozens of branches up to hundreds branches, it would be easier if it is managed with centralized restaurant information system for multi outlets business.

In determining the information systems strategy to be applied, companies must have a plan for present condition and for the future. This can reduce the dependence or vendor locked-in which in some cases can hinder your operational agility.

The restaurant business is in need of clarity and neatness business processes need to design robust systems. Restaurant business similar to the business of manufacturing or like a factory. The difference, multi outlet restaurant business will be more frequently meet with customers. The level of satisfaction and customer experience is a deciding factor the restaurant business continuity. And it can only be run on a solid digital ecosystem. Therefore, the information technology infrastructure must be improved and reviewed the restaurant from time to time.

Management Information System Concept For Multi Outlets Restaurant

Here are some factors to be considered when choosing a restaurant information systems that can meet your business needs today and in the future.

  • The Restaurant Standardization

    Restaurant business came from one business unit successfully won market confidence. Factors causing the success of such recipes, the restaurant’s atmosphere, layout and so on, it becomes a standard. Therefore, the owner of the restaurant business will feel the need to maintain these standards at any restaurant branch/outlet. From this starting point the restaurant business has had a market differentiate value to be maintained by each outlets. This module will provide ease of implementation and monitoring of standardization.

  • Restaurant Business Activities Visibility

    By having a real-time monitoring of all operational restaurants performance, managers across the board have more basis in decision-making. Activities monitored may be different for each restaurants company. This monitoring tool should be able to measure more detail, such as speed of service, cleanliness of the restaurant, software quality and so on. This module also should be integrated with CCTV to facilitate physical monitoring. In the end, the company will gain efficiency in terms of monitoring.

  • Restaurant Business Analysis and Reporting

    The entire historical data is stored and managed with best practices so it can help analyze and creating more accurate reporting. Accurate reporting will reflect the real conditions, an accurate analysis will provide ideas to improve business growth.

Digital Eco Systems in a Multi Outles Restaurant Information System

Speed ​​and accuracy are important factors in meeting the standardization restaurant. A restaurant information system is quite complicated, and therefore as far as possible the routine tasks performed automatically.

Multi Branch Restaurant Digital Ecosystems

A digital ecosystem in the restaurant which has many branches should be simplified wherever possible. It is intended to keep operation agility and development speed can be maintained. In the era of digitalization, all vying to be able to improve systems both for internal needs and for customer satisfaction. IT infrastructure requires solid systems so it can enabling DevOps culture more quickly implemented in your company to get more ideas and innovation to support your restaurant business growth.

Furthermore, companies need to determine the module or what features are needed in the information system of the restaurant.

For at headquarters:

  • Outlet management

    This restaurant management software module will contain information systems employee / HR, fixed assets, and so forth. This module can also be added to keep the menu management standardization. In sub employee management module, you should also have employee performance monitoring tool in realtime. Thus, the central and branch together can assess the level of service the restaurant.

  • Inventory management

    Starting from the purchase, including expiration date, up to stock transfer. The inventory management system must also support to pull data from outlets, so it can be used for a restaurant franchise system.

  • Production management

    This module is connected directly to inventory management module, cuisine menu management (included in the category of standardization restaurants) and financial reporting module. With the production module, calculating COGS would be more accurate.

  • Financial statements

    Will include an income statement and consolidated per branch, multi-currency support and taxation and has cash flow. All costs and revenues are grouped in each branch and the center. Cost and profit center becomes important especially at franchise restaurants. Financial reporting module also need to be equipped with accounts payable and receivable management. AR / AP management will include accounts payable and receivable aging and maturity scheduling. In the AR / AP module should be given a due date alarms. This module is also connected to the human resources (HR) information system for employee payroll system.

    An accounting information system, needs to have control on the post. In this case, most of the post will be done automatically, and partly done manually. Preferably, the entire transaction can be recorded automatically, so manual posting only for adjustment only. In the end, in addition to accurate, financial statements must be able to meet generally accepted accounting standards (SAK-ETAP / IFRS).

For Outlets/Branches:

Point of Sales with features:

  • Booking

    Food ordering process can be done at the checkout counter. But it would further improve the service if reservations can be made from customers seat. This requires a Mobile Point of Sales systems, so all employees can receive orders. If the cashier has to maintain the orders, he/she would be too busy and can increase potential errors.

    In a good Restaurant Information System, customers should be able to know what they order and costs in order to avoid a booking error. The orders will be accepted also at the cashier and production management (kitchen). PoS feature can also provide a membership program that can be integrated on the module marketing through digital channels (digital marketing).

  • Payment

    A PoS will be equipped with the cash drawer and printer to print payment proof. In addition, there are also facilities for non-cash payments, such as debit cards, coupons and so on.

    Cashier staff will be closer to the administration. Their task include to keep payment transaction then submit it  to finance department. PoS payment module will need to be connected with the financial modules.

  • Access Role Management

    This is a module to meet compliance standards in the digital ecosystem. By defining different rights of access for: management, supervisors, and employees of the cashier, then you can have more powerful control. Furthermore, this module will be connected to audit trail in order to track activity/changes.

  • Audit Trails

    Serves to track activity on PoS providing information, when and who is doing the activity. Audit trail required to meet the elements of compliance and accountability standards.

Multi Outlets Restaurant IT Infrastructure

To achieve mentioned above, the restaurant business that has many branches or franchises need to have the infrastructure as follows:

  • Centralized Server

    The server will only be at the headquarters of the restaurant or on a colocation center. Equipped with backup and recovery system that is very important to keep your company’s data assets. Server managed to meet operational needs and development environment.

  • Data Communication Network

    Besides useful for data communication in real-time between the branch and the center, the network is also useful for communication between employees / management. The communication can be packaged in a collaborative management application, so it can be more focused and productive.

  • ERP and Point of Sales

    PoS systems used should be as simple as possible, easy to use and stable. So the speed of onsite and online services can always be fulfilled by front staff. Behind PoS there is an ERP system that processes all operations up to the level of the restaurant reporting, monitoring and analysis.

Multi Outlets Restaurant IT Infrastructure

With a centralized information system, managers and restaurant owners will able to :

  • monitoring their real-time sales from anywhere, per each branch and consolidated
  • see what the menu is the most widely sold and least sold
  • monitoring real-time inventory quantity and its conditions
  • see the physical condition of the restaurant through a centralized CCTV online
  • understanding the condition of each branch and the overall business
  • get reports and analysis more quickly and accurately

In this digital age, the restaurant business should be more pro-active and innovative. The involvement of employees and customers can provide very useful information for development. Companies can take advantage of these new tools to improve customer engagement by creating websites and applications for online orders. This will trigger the customer engagement through social networking. Thus, the company can determine the extent to which the level of customer satisfaction and what they expect from your business.

Elitery Role and Experience In Supporting Multi Outlet Restaurants

With a full-mixed team that has experienced and certification and also supported with state-of-art IT facilities, Elitery has helped Bakmi GM in achieving its business objectives. As stated Bakmi GM’s IT team:

“Elitery is Able to support the integration by establishing real-time updates of our point of sales, online food delivery ordering system, ensuring our process is successfully end-to-end. We successfully increase of the company’s revenue and increase of the opening of new outlets to 25% within one year since using Elitery’s services. “

Elitery ready to help your restaurant business by providing a reliable IT infrastructure and solid IT operation that will support the success of the plan and also the purpose of your restaurant business. Feel free to contact us or call +62-21-750-2976 for any question or further information.{:}{:id}Restoran merupakan bidang usaha yang melayani publik, sehingga transaksi yang datang akan cukup tinggi. Terutama untuk restoran yang memiliki puluhan cabang hingga ratusan cabang, tentu akan lebih mudah jika dikelola dengan sistem informasi restoran terpusat.

Dalam menentukan strategi sistem informasi yang akan diterapkan, perusahaan harus memiliki rencana saat ini dan untuk masa depan. Ini dapat mengurangi ketergantungan atau vendor locked-in yang dalam beberapa kasus dapat menghambat kegesitan operasional anda.

Usaha restoran sangat memerlukan kejelasan proses bisnis dan kerapihan sistem perlu perancangan yang kuat. Bisnis restoran mirip seperti bisnis manufaktur atau seperti sebuah pabrik. Bedanya, bisnis restoran akan lebih sering bertemu dengan pelanggan. Tingkat kepuasan dan pengalaman pelanggan merupakan faktor penentu kelangsungan bisnis restoran. Dan hal tersebut hanya dapat berjalan pada sebuah ekosistem digital yang solid. Oleh karena itu, infrastruktur teknologi informasi restoran harus ditingkatkan dan dikaji dari waktu ke waktu.

Konsep Manajemen Sistem Informasi Restoran Banyak Cabang

Berikut beberapa faktor yang perlu di pertimbangkan dalam memilih sistem informasi restoran agar sesuai dengan kebutuhan bisnis anda saat ini dan di masa yang akan datang.

  • Standardisasi Restoran

    Bisnis restoran berawal dari satu unit bisnis yang sukses meraih kepercayaan pasar. Faktor penyebab kesuksesan tersebut seperti resep masakan, atmosfir restoran, tata letak dan sebagainya, menjadi sebuah standard. Oleh karena itu, pemilik bisnis restoran akan merasa perlu untuk mempertahankan standard tersebut pada setiap cabang restoran. Dari titik awal ini bisnis restoran telah memiliki nilai pembeda di pasar yang harus dijaga oleh setiap cabang. Modul ini akan memberikan kemudahan penerapan dan pemantauan standardisasi.

  • Visibilitas Aktivitas Usaha Restoran

    Dengan memiliki pemantauan secara real-time terhadap seluruh kinerja operasional restoran, para manajer di seluruh lini lebih memiliki dasar dalam pengambilan keputusan. Aktivitas yang dipantau mungkin berbeda pada masing-masing perusahaan restoran. Alat monitoring ini harus dapat mengukur lebih rinci, seperti kecepatan pelayanan, kebersihan restoran, dan sebagainya. Modul ini juga harus dapat diintegrasikan dengan CCTV agar memudahkan pemantauan fisik. Pada akhirnya, perusahaan akan mendapatkan efisiensi dalam hal monitoring.

  • Analisa dan Pelaporan Usaha Restoran

    Seluruh data historis disimpan dan dikelola dengan praktik terbaik dapat membantu analisa dan pelaporan yang akurat. Pelaporan yang akurat akan mencerminkan kondisi nyata, analisa yang akurat akan memberikan ide untuk meningkatkan pertumbuhan usaha.

Ekosistem Digital Pada Sebuah Bisnis Restoran Banyak Cabang

Kecepatan dan ketepatan merupakan faktor penting dalam memenuhi standardisasi restoran. Sebuah sistem informasi restoran sebetulnya cukup kompleks, oleh karena itu sedapat mungkin tugas rutin dilakukan secara otomatis.

ekosistem digital bisnis restoran banyak cabang

Sebuah ekosistem digital pada restoran yang memiliki banyak cabang harus sedapat mungkin disederhanakan. Hal ini bertujuan agar kelancaran operasional dan kecepatan pengembangan dapat terjaga. Dalam era digitalisasi, semua berlomba untuk dapat meningkatkan sistem baik untuk kebutuhan internal maupun untuk kepuasan pelanggan. Infrastruktur TI memerlukan soliditas sehingga dapat mendukung pola kerja DevOps agar perusahaan dapat lebih cepat menerapkan ide dan inovasi untuk mendukung pertumbuhan bisnis.

Selanjutnya, perusahaan perlu menentukan modul atau fitur apa saja yang diperlukan pada sistem informasi restoran tersebut.

Untuk di kantor pusat:

  • Manajemen Outlet

    Modul ini akan berisi sistem informasi karyawan/HRD, aset tetap, dan sebagainya. Modul ini juga dapat ditambahkan manajemen menu untuk menjaga standardisasi. Pada sub modul manajemen karyawan, sebaiknya juga ada alat pemantauan kinerja karyawan secara realtime. Sehingga, pihak pusat dan cabang secara bersama dapat mengkaji tingkat pelayanan restoran.

  • Manajemen Persediaan

    Mulai dari pembelian termasuk masa kadaluwarsa, hingga stock transfer. Sistem manajemen persediaan ini juga harus mendukung untuk menarik data di cabang, sehingga dapat digunakan untuk restoran sistem franchise.

  • Manajemen Produksi

    Modul ini terhubung langsung ke modul persediaan, modul manajemen menu masakan (termasuk dalam kategori standardisasi restoran) dan modul laporan keuangan. Dengan modul produksi, perhitungan harga pokok persediaan akan lebih akurat.

  • Laporan Keuangan

    Akan mencakup laporan laba rugi per cabang dan konsolidasi, mendukung multi currency dan perpajakan dan memiliki cash flow. Seluruh biaya dan pendapatan dikelompokkan per masing-masing cabang dan pusat. Cost and profit center menjadi penting terutama pada restoran franchise. Modul pelaporan keuangan juga perlu dilengkapi dengan manajemen hutang dan piutang. Manajemen AR/AP akan termasuk umur hutang dan piutang dan penjadwalan jatuh tempo. Pada modul AR/AP sebaiknya diberikan peringatan jatuh tempo. Modul ini juga terhubung pada sistem informasi sumber daya manusia untuk sistem gaji karyawan.

    Sebuah sistem informasi akuntansi, perlu memiliki kontrol pada posting. Dalam hal ini, sebagian posting akan dilakukan secara otomatis, dan sebagian dilakukan secara manual. Sebaiknya, seluruh transaksi dapat dicatat secara otomatis, sehingga posting manual hanya untuk penyesuaian saja. Pada akhirnya, selain akurat, laporan keuangan harus dapat memenuhi standar akuntansi yang berlaku umum (SAK-ETAP/IFRS).

Untuk di cabang:

Point of Sales dengan fitur:

  • Pemesanan

    Proses pemesanan makanan dapat dilakukan di meja kasir. Namun akan lebih meningkatkan layanan jika pemesanan dapat dilakukan dari tempat duduk pelanggan. Hal ini memerlukan Point of Sales berupa aplikasi mobile, sehingga seluruh karyawan dapat menerima order. Jika kasir berlaku sekaligus penerima order, tentunya akan terlalu sibuk dan dapat meningkatkan kesalahan.

    Pelanggan harus dapat mengetahui apa yang mereka pesan dan berapa jumlah yang di pesan untuk menghindari kesalahan pemesanan. Seluruh pesanan akan diterima juga pada bagian kasir dan manajemen produksi (dapur). Fitur PoS ini juga dapat memberikan program keanggotaan yang dapat terintegrasi pada modul pemasaran melalui saluran digital (digital marketing).

  • Pembayaran

    Sebuah PoS akan dilengkapi dengan laci uang dan mesin pencetak nota pembayaran. Selain itu, juga ada fasilitas untuk pembayaran non tunai, seperti kartu debit, kupon dan sebagainya.

    Karyawan kasir akan lebih dekat dengan bagian administrasi. Tugasnya menjaga transaksi pembayaran yang kemudian diserahkan ke bagian keuangan. Modul pembayaran pada PoS akan perlu terhubung dengan modul keuangan.

  • Hak Akses Bertingkat

    Ini merupakan modul untuk memenuhi standar kepatuhan pada ekosistem digital. Dengan memberikan hak akses berbeda untuk manajemen, supervisor, dan karyawan kasir, maka pengendalian akan lebih kuat. Selanjutnya, modul ini akan menghubungkan ke audit trail untuk melacak aktivitas perubahan.

  • Audit Trail

    Berfungsi untuk melacak aktivitas pada PoS yang memberikan informasi, kapan dan siapa yang melakukan aktivitas tersebut. Audit trail dibutuhkan untuk memenuhi unsur kepatuhan dan standar akuntabilitas.

Infrastruktur Teknologi Informasi Restoran

Untuk mencapai hal tersebut diatas, bisnis restoran yang punya banyak cabang atau franchise perlu memiliki infrastruktur sebagai berikut:

  • Server Pusat

    Server hanya akan berada di kantor pusat restoran atau pada sebuah Cloud Server. Dilengkapi dengan sistem pencadangan dan pemulihan yang sangat penting untuk menjaga aset data perusahaan anda. Server dikelola untuk dapat memenuhi kebutuhan operasional dan pengembangan.

  • Jaringan Komunikasi Data

    Selain berguna untuk komunikasi data secara real-time antara cabang dan pusat, jaringan juga berguna untuk komunikasi antara karyawan/manajemen cabang dengan pusat. Komunikasi tersebut dapat dikemas dalam sebuah aplikasi manajemen kolaborasi, sehingga dapat lebih terarah dan produktif.

  • ERP dan Point of Sales

    Sistem PoS yang digunakan harus sesederhana mungkin, mudah digunakan, dan stabil. Sehingga kecepatan pelayanan onsite maupun online dapat selalu terpenuhi oleh karyawan terdepan. Dibelakang PoS ada sebuah sistem ERP yang memproses seluruh operasional restoran hingga ketingkat pelaporan, monitoring dan analisa.

Multi Outlets Restaurant IT Infrastructure

Dengan sistem informasi terpusat, para manajer dan pemilik restoran dapat:

  • 1. Mengetahui omset mereka secara real-time dari mana saja, per masing-masing cabang dan konsolidasi
  • 2. Melihat menu apa saja yang paling banyak terjual dan paling sedikit terjual
  • 3. Mengetahui kondisi dan jumlah persediaan secara real-time
  • 4. Melihat kondisi fisik restoran melalui CCTV terpusat secara online
  • 5. Memahami kondisi per cabang dan bisnis secara keseluruhan
  • 6. Mendapatkan laporan dan analisa lebih cepat dan akurat

Dalam era digital ini, bisnis restoran harus lebih pro aktif dan inovatif. Keterlibatan karyawan dan pelanggan dapat memberikan informasi yang sangat berguna untuk pengembangan. Perusahaan dapat memanfaatkan sarana baru dalam meningkatkan keterlibatan pelanggan dengan membuat website dan aplikasi untuk order online. Hal tersebut akan memicu keterlibatan pelanggan melalui jejaring sosial. Sehingga, perusahaan dapat mengetahui sampai mana tingkat kepuasan pelanggan dan apa yang mereka harapkan dari bisnis anda.

Peran dan Pengalaman Elitery Dalam Mendukung Usaha Restoran Multi Outlet

Dengan team yang berpengalaman dan bersertifikasi dengan didukung fasilitas IT yang mumpuni, Elitery telah berhasil membantu Bakmi GM dalam mencapai tujuan bisnisnya. Seperti yang disampaikan team IT Bakmi GM:

“Elitery is able to support the integration by establishing real-time update of our point of sales, online food delivery ordering system, ensuring our process is successfully end-to-end. We successfully increase the company’s revenue and increase the opening of new outlets to 25% within one year since using Elitery’s services.”

Elitery siap membantu bisnis restoran Anda dengan menyediakan IT infrastruktur yang handal dan IT operation yang solid yang akan mendukung suksesnya rencana dan juga tujuan bisnis restoran Anda. Silahkan hubungi kami atau telepon (021) 750-2976.{:}

Scroll to Top

Welcome to Elitery
Our support team is here to help you find the right solutions